El avance de la informática ha conllevado a desarrollar herramientas que favorecen a las empresas a fin de permitirle una mejor operatividad en el manejo de la información que de paso a decisiones que conlleven a la creación de planes, estrategias que le favorezcan.
La gerencia no puede ignorar lo que representa la planificación de recursos empresariales (ERP), que como nos lo recuerda la participante Gabriela Toro de la cátedra de Tópicos gerenciales del Programa de postgrado de la especialidad Gerencia de la calidad y productividad de Faces de la UC es un software en donde existen dos tipos (estandarizada y especializada) de determinados procesos de negocios con el fin de integrar los procesos de una empresa y unificar la información en una misma base de datos, justamente, para la implementación de este proceso se recomienda un equipo con los mismos empleados de la empresa de distintos departamentos o un outsourcing empresa externa para que se encargue del proceso.
ERP es un sistema, que optimiza la cadena de valor interna y es mediante un software instalado a través de la red empresarial permitiendo el compartir la base de datos. El proceso de implantación de la ERP es complejo porque trata todos los aspectos del negocio. Diseñar un plan estratégico para la implantación es importante porque se trata de estructurar e integrar los procesos de la empresa. Si se unifica la base de datos la información es más veraz, se pierde menos tiempo en buscar información de departamento en departamento, se cometen menos errores y se trabaja más rápido.
La ERP ( Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema de gestión empresarial integral para todos los departamentos de cualquier empresa, sean medianas o grandes. Entre sus áreas se encuentran las principales: Finanzas, Comercial, Logistica, Producción, Compras, Ventas, Contabilidad, Mercadeo, Planeación, Manufactura y Recursos Humanos, Presupuesto, Inventario, administrativos, contables, de facturación. Esta Integración genera una reducción de costos administrativos, una mayor eficiencia para manejar los inventarios, un verdadero conocimiento de los gastos y valores de los inventarios, así como también información actualizada y verídica que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones tanto.
Téngase presente, que todo el ERP se lleva a cabo por la toma de decisiones dentro de la empresa. El ERP es un software instalado a través de una red empresarial que permite compartir la base de datos con los departamentos principales de la empresa. Estos sistemas de información son muy costosos pero traen beneficios a la empresa, ya que unifica y ordena la información en un solo lugar. Es una ventaja competitiva en un sector de mercado.
Al hacer la implantación es bueno hacer un análisis de los procesos de negocio, la conveniencia de conocer el funcionamiento de cada proceso para mejorarlo antes y para evitar inconsistencia a la hora de integrarlos. Una vez concluida la implantación es importante dar seguimiento haciendo auditorias.
Cuando se compra el software lo que se tiene es modificar los procesos, hacer lo que se conoce como reingeniería de procesos.
El ERP es integración de la información porque se unifica la base de datos y la información se actualiza en tiempo real y está disponible para todos los empleados en la empresa. EL último paso de la implantación es hacer pruebas con la información real para ver donde están las fallas. El ERP tiene sus ventajas:
• Una mejor toma de decisiones, mayor fluidez en los procesos del negocio y en los procesos de producción.
• Aumento de Productividad de la planta o negocio.
• Reducción de inventarios.
• Incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes.
• Disminución de compras.
• Disminución de comisiones bancarias por cheques expedidos por órdenes.
• Permite reunir las áreas del negocio y puedes tener mayor control y planeación por ejemplo el SAP, el cual da capacitación por el sistema.
Cabe destacar además, como lo señala Graciela Toro, que las consecuencias de una mala estrategia de implementación podría ir en contra de los intereses del negocio, ya que si no se toma en cuenta los aspectos mencionados anteriormente se puede llegar al fracaso, o simplemente a implementar un sistema por status pero que realmente no cumple con los objetivos de generar más del costo de su adquisición. Simplemente, se convertirán en un sistema de alta tecnología pero de baja funcionalidad.
En resumen es sumamente importante tomar en cuenta si el sistema de información a implementar es el adecuado y que no contravenga contra los intereses generales del negocio.
Ayuda a optimizar las funciones que deben desempeñarse en todas aquellas empresas que realmente son competitivas.
El ERP desempeña un rol importante en el Flujo de Actividades de las empresas.
Los presupuestos deben de ser ingresados al sistema de ERP para que no se incurran en gastos no planeados.
Los requerimientos deben de ser capturados por los usuarios o generados por el sistema (ERP) a través de un MRP en base a los niveles de inventario.
Una vez identificados los requerimientos deben de ser autorizados por el responsable del área y el sistema deberá validar si el área en cuestión tiene presupuesto para comprar el requerimiento.
De acuerdo al requerimiento el comprador deberá convertir dichos requerimientos en órdenes de compra.
Las órdenes de compra deberán de ser atendidas por el proveedor seleccionado por el comprador.
El Almacén, Planta o usuario deberá recibir los materiales, materia prima o servicios respectivamente y la recepción de los mismos deberá estar registrada en el sistema (ERP).
En caso de ser materia Prima, se deberá conocer su estatus dentro del proceso de producción para de esta manera identificar si se requiere más materia prima (Se conecta al MRP).
El Área de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores, solo podrá recibir aquellas facturas que estén relacionadas a una recepción de materiales, materia prima o servicios.
El sistema validará que se tenga presupuesto para pagar y asignará una fecha en la cual se pueda pagar al proveedor de acuerdo a los términos y condiciones de la compra.
UN PRODUCTO Y LOS NEGOCIOS ELECTRONICOS
Lo maravilloso acerca de la planificación de recursos empresariales, es que todos los procesos de un negocio pueden ser sometidos en un programa. Esto incluye el seguimiento de órdenes de inicio a fin o el seguimiento de los ingresos procedentes de las facturas hasta su ingreso a la caja. Algunas empresas que tienen varios programas para realizar todas estas tareas, y muchas veces estas empresas experimentan problemas con la compatibilidad entre los programas y el tiempo de retardo en la presentación de los informes. Algunas empresas emplean un sistema integración empresarial para garantizar el funcionamiento de todos estos programas. Los sistemas de integración empresarial, vinculan los múltiples programas y aplicaciones empresariales, con el fin de asegurar la compatibilidad entre ellos. La planificación de recursos empresariales ayuda a eliminar los sistemas de integración empresarial, ya que la planificación de recursos empresariales a menudo cubre las brechas entre los departamentos de una empresa, permitiéndoles a todos a utilizar un mismo programa. Si bien la planificación de recursos empresariales, a menudo abarca todos los departamentos de una empresa que no realiza una gran cantidad de negocios a través de la web, pero las aplicaciones de negocios electrónicos ayudan a las empresas que reducir las distancias entre los clientes y la empresa. Algunas personas pueden pensar que los negocios electrónicos se tratan únicamente del comercio electrónico, pero en realidad es un aspecto totalmente diferente de los negocios. El objetivo de comercio electrónico, es aumentar los beneficios y mejorar la forma de relaciones con los clientes a través del Internet y no tiene nada que ver con las prácticas comerciales internas. Este es el objetivo opuesto de negocios electrónicos, cuyo objetivo es integrar los procesos de negocio internos y externos, de igual forma que un programa de ERP integraría todas las prácticas internas de un negocio. Las aplicaciones de negocios electrónicos, alientan una relación entre la empresa, proveedores y clientes, vinculando las ventas con el inventario, servicio al cliente y otros departamentos internos de la empresa.
CAPACIDAD DE PREPARACION DE INFORMES
Dado que el objetivo de un sistema ERP es lograr que todas las funciones de una empresa se integren en un solo programa, entonces uno de los principales beneficios que se podrá ver de inmediato, es la facilidad con la que los informes se generan. Esto es a veces se denomina inteligencia de negocios. La inteligencia de negocios permite a las empresas, el tener una mejor comprensión de los ingresos, la producción y los factores internos, a fin de permitir a la empresa hacer mejores decisiones empresariales. Con un ERP y una buena aplicación de inteligencia de negocios, no hay necesidad que una persona imprima un informe para otra persona, porque cada uno puede imprimir sus propios informes. Un departamento no tiene que esperar un informe de otro departamento a fin de generar e imprimir un nuevo informe. Más allá facilidad de generación de varios reportes en un solo programa, estos pueden ser más detallados, o un nuevo tipo de informe podría ser creado y utilizado, ya que el sistema puede utilizar todos los datos de la empresa en lugar de sólo una parte de esta, como en los sistemas diferentes al ERP.
COSTOS BAJOS Y MANTENIMIENTO
Otro beneficio que acompaña a la puesta en marcha de un sistema de planificación de recursos es que los costos bajan mientras que la productividad sube. Como se ha indicado anteriormente, los empleados ya no necesitarán esperar a otros empleados o departamentos, porque cualquier persona puede acceder a toda la información de la empresa. Esto permite a los empleados, el realizar su trabajo más rápido, lo que a su vez les brinda la oportunidad de asumir más tareas. Además, una empresa se dará cuenta que se generará un número menor de llamadas de mantenimiento y reparaciones. Dado que habría un solo programa en lugar de varios programas, entonces las necesidades de mantenimiento de empresa se disminuirán automáticamente. La disminución en necesidades de mantenimiento, se traduce en un ahorro en términos monetarios. Muchas veces, cuando un equipo necesita mantenimiento, el trabajo se debe detener hasta después de completar las tareas de mantenimiento. Esto puede ser costoso, sin embargo, si una empresa tiene un número menor de llamadas de mantenimiento y reparaciones, entonces los costos producidos por atrasos, también disminuyen.
INVERSION EN UN ERP
La compra y la ejecución de un ERP puede ser una inversión muy grande, pero qué pasa si no te gusta todo el producto del ERP o si simplemente no puede pagar el producto completo. A veces, a una empresa realmente le gusta el área enfocada a recursos humanos en un ERP, pero podría creer que el aspecto financiero del ERP no será útil para su empresa. En esta situación, el ERP puede ser dividido y sólo la porción del producto que abarca los recursos humanos puede instalada y ejecutada. Lo mismo ocurre si una empresa considera que su necesidad es mejorar la manera en que realizan sus prácticas comerciales, pero tiene poco dinero para invertir. Una porción de un producto ERP que se adapte a su presupuesto y sea compatible con su flujo de trabajo actual puede ser instalado y ejecutado. Al hacerlo, se debe prever en la instalación del programa, situaciones futuras, tales como un aumento en los beneficios o un cambio en el flujo de trabajo. El ERP tendrá que ser diseñado a fin de dar cabida a estos o a cualquier otro cambio que pueda ocurrir en el futuro de la empresa. Cuando se instala un fragmento de un ERP, una empresa también tendrá que utilizar un sistema de integración, para garantizar que todas las facetas del negocio trabajen juntos.
LA OBTENCION DE UN ERP
Cuando se obtiene un ERP, una empresa debe buscar la ayuda de una empresa consultora que ofrece el servicio de capacitación en estos productos, así como la un sistema de soporte del flujo de trabajo de fácil uso, o la aplicación de inteligencia de negocios. La selección de la empresa de consultoría adecuada para su empresa es a menudo un aspecto pasado por alto en la selección y aplicación de un ERP. Al seleccionar un servicio de consultoría, una empresa debe examinar si el consulto ofrece un buen flujo de datos en el presente sino también para el uso futuro del ERP. El flujo de datos a menudo se denomina la arquitectura del sistema, y si no se toman todas las previsiones en la etapa de obtención de un ERP, puede que esta inversión sea inútil mas adelante en el camino. Otros aspectos a examinar al obtener un ERP, incluyen los registros de transformación, programación, configuración y trayectoria de la empresa consultora, así como la forma en que ellos aplican la inteligencia de negocios para clientes particulares de una industria determinada. Por supuesto, parte de esta investigación se puede hacer preguntando directamente o viendo modelos de su trabajo, pero también se puede hacer, contactando a otros clientes, preguntando acerca de los problemas que han encontrado, y la forma en que la empresa consultora maneja estos problemas.
APOYO PARA UN ERP
Por lo general, después que un ERP esta completamente instalado, la empresa consultora entrará en un acuerdo de apoyo. Una empresa puede pagar desde un 15% hasta un 20% del costo total de un ERP, por servicios de apoyo al usuario. Estos servicios suelen incluir mantenimiento y asistencia en el sitio, si fuera necesario, así como soporte por teléfono. Sin embargo, para aquellas empresas que personalizan su ERP, los empleados pueden encontrar, que el soporte telefónico es muy difícil de utilizar, ya que el personal de apoyo sólo sería entrenado en el producto base, y no en el ERP personalizado. Esto hace que la necesidad de documentación después de la personalización mencionada anteriormente, sea muy importante. Otros apoyos pueden provenir de dentro de la organización, es decir, si se llevo a cabo la gestión participativa durante la fase de diseño del ERP. Aunque la gestión participativa da una verdadera propiedad sobre el sistema ERP, esta también permite a los empleados el comprender verdaderamente cómo funciona el sistema. Esto puede eliminar algunas llamadas de apoyo, y propiciará que los empleados que trabajen como equipo y no como individuos. Por otra parte, los jefes de departamento que fueron parte del diseño del sistema, pueden tomar sus conocimientos de regreso a sus departamentos para capacitar a sus empleados y posiblemente capacitarse entre los diferentes departamentos.
FALLO AL PLANEAR, PLANEAR PARA EL FALLO
Muchas empresas compran un excelente ERP, pero no lo hacen para planificar correctamente. Una empresa busca invertir en un ERP, debe estar preparada para hacer una inversión adecuada en la capacitación de sus empleados. La insuficiencia de presupuesto para capacitación, es muy común entre las empresas que poseen un ERP, y esto puede ser muy perjudicial para la empresa. Un presupuesto de capacitación, es una inversión constante, porque los empleados se van de las empresas por muchas razones y quienes toman su lugar, deberán entender que deben hacer. Una empresa debería considerar la posibilidad de implementar una política de mejores prácticas para el uso de su sistema actual, antes de comprar un sistema ERP. Muchas veces, una empresa no implementa sus políticas de la manera correcta y el resultado final de esto, pueden ser problemas legales, sabotaje y espionaje. Tenga en cuenta, que el objetivo detrás de la implementación de un ERP, es que todas las facetas de un negocio se combinen. Esto significa que numerosos empleados pueden ver una gran variedad de información. Esta información, por supuesto, podría ser extremadamente sensibles, y en las manos equivocadas, podría significar muchos problemas para la empresa. Los numerosos temas que una política de mejores prácticas debe cubrir, incluye la protección de la integridad de los datos dentro del ERP, como deben ser utilizados los datos, penalidades por el mal uso de estos y el intercambio de información entre departamentos. La compra e implementación de un sistema ERP, puede resultar muy beneficiosa para una empresa, pero también es sumamente complejo. Cuando una empresa está considerando la compra de un sistema de ERP, el tiempo que se debe dedicar para buscar información hacer de todas las facetas de la instalación, implementación y efectos sobre los trabajadores del ERP, esto con el fin de tomar la decisión correcta en cuanto a si un ERP, es la decisión correcta.
El avance de la informática ha conllevado a desarrollar herramientas que favorecen a las empresas a fin de permitirle una mejor operatividad en el manejo de la información que de paso a decisiones que conlleven a la creación de planes, estrategias que le favorezcan.
La gerencia no puede ignorar lo que representa la planificación de recursos empresariales (ERP), que como nos lo recuerda la participante Gabriela Toro de la cátedra de Tópicos gerenciales del Programa de postgrado de la especialidad Gerencia de la calidad y productividad de Faces de la UC es un software en donde existen dos tipos (estandarizada y especializada) de determinados procesos de negocios con el fin de integrar los procesos de una empresa y unificar la información en una misma base de datos, justamente, para la implementación de este proceso se recomienda un equipo con los mismos empleados de la empresa de distintos departamentos o un outsourcing empresa externa para que se encargue del proceso.ERP es un sistema, que optimiza la cadena de valor interna y es mediante un software instalado a través de la red empresarial permitiendo el compartir la base de datos. El proceso de implantación de la ERP es complejo porque trata todos los aspectos del negocio. Diseñar un plan estratégico para la implantación es importante porque se trata de estructurar e integrar los procesos de la empresa. Si se unifica la base de datos la información es más veraz, se pierde menos tiempo en buscar información de departamento en departamento, se cometen menos errores y se trabaja más rápido.
La ERP ( Planificación de Recursos Empresariales) es un sistema de gestión empresarial integral para todos los departamentos de cualquier empresa, sean medianas o grandes. Entre sus áreas se encuentran las principales: Finanzas, Comercial, Logistica, Producción, Compras, Ventas, Contabilidad, Mercadeo, Planeación, Manufactura y Recursos Humanos, Presupuesto, Inventario, administrativos, contables, de facturación. Esta Integración genera una reducción de costos administrativos, una mayor eficiencia para manejar los inventarios, un verdadero conocimiento de los gastos y valores de los inventarios, así como también información actualizada y verídica que ayuda al ejecutivo a tomar decisiones tanto.
Téngase presente, que todo el ERP se lleva a cabo por la toma de decisiones dentro de la empresa. El ERP es un software instalado a través de una red empresarial que permite compartir la base de datos con los departamentos principales de la empresa. Estos sistemas de información son muy costosos pero traen beneficios a la empresa, ya que unifica y ordena la información en un solo lugar. Es una ventaja competitiva en un sector de mercado.
Al hacer la implantación es bueno hacer un análisis de los procesos de negocio, la conveniencia de conocer el funcionamiento de cada proceso para mejorarlo antes y para evitar inconsistencia a la hora de integrarlos. Una vez concluida la implantación es importante dar seguimiento haciendo auditorias.
Cuando se compra el software lo que se tiene es modificar los procesos, hacer lo que se conoce como reingeniería de procesos.
El ERP es integración de la información porque se unifica la base de datos y la información se actualiza en tiempo real y está disponible para todos los empleados en la empresa. EL último paso de la implantación es hacer pruebas con la información real para ver donde están las fallas.
El ERP tiene sus ventajas:
• Una mejor toma de decisiones, mayor fluidez en los procesos del negocio y en los procesos de producción.
• Aumento de Productividad de la planta o negocio.
• Reducción de inventarios.
• Incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes.
• Disminución de compras.
• Disminución de comisiones bancarias por cheques expedidos por órdenes.
• Permite reunir las áreas del negocio y puedes tener mayor control y planeación por ejemplo el SAP, el cual da capacitación por el sistema.
Cabe destacar además, como lo señala Graciela Toro, que las consecuencias de una mala estrategia de implementación podría ir en contra de los intereses del negocio, ya que si no se toma en cuenta los aspectos mencionados anteriormente se puede llegar al fracaso, o simplemente a implementar un sistema por status pero que realmente no cumple con los objetivos de generar más del costo de su adquisición. Simplemente, se convertirán en un sistema de alta tecnología pero de baja funcionalidad.
En resumen es sumamente importante tomar en cuenta si el sistema de información a implementar es el adecuado y que no contravenga contra los intereses generales del negocio.
Ayuda a optimizar las funciones que deben desempeñarse en todas aquellas empresas que realmente son competitivas.
El ERP desempeña un rol importante en el Flujo de Actividades de las empresas.
Los presupuestos deben de ser ingresados al sistema de ERP para que no se incurran en gastos no planeados.
Los requerimientos deben de ser capturados por los usuarios o generados por el sistema (ERP) a través de un MRP en base a los niveles de inventario.
Una vez identificados los requerimientos deben de ser autorizados por el responsable del área y el sistema deberá validar si el área en cuestión tiene presupuesto para comprar el requerimiento.
De acuerdo al requerimiento el comprador deberá convertir dichos requerimientos en órdenes de compra.
Las órdenes de compra deberán de ser atendidas por el proveedor seleccionado por el comprador.
El Almacén, Planta o usuario deberá recibir los materiales, materia prima o servicios respectivamente y la recepción de los mismos deberá estar registrada en el sistema (ERP).
En caso de ser materia Prima, se deberá conocer su estatus dentro del proceso de producción para de esta manera identificar si se requiere más materia prima (Se conecta al MRP).
El Área de cuentas por pagar recibe las facturas de los proveedores, solo podrá recibir aquellas facturas que estén relacionadas a una recepción de materiales, materia prima o servicios.
El sistema validará que se tenga presupuesto para pagar y asignará una fecha en la cual se pueda pagar al proveedor de acuerdo a los términos y condiciones de la compra.
UN PRODUCTO Y LOS NEGOCIOS ELECTRONICOS
Lo maravilloso acerca de la planificación de recursos empresariales, es que todos los procesos de un negocio pueden ser sometidos en un programa. Esto incluye el seguimiento de órdenes de inicio a fin o el seguimiento de los ingresos procedentes de las facturas hasta su ingreso a la caja. Algunas empresas que tienen varios programas para realizar todas estas tareas, y muchas veces estas empresas experimentan problemas con la compatibilidad entre los programas y el tiempo de retardo en la presentación de los informes. Algunas empresas emplean un sistema integración empresarial para garantizar el funcionamiento de todos estos programas. Los sistemas de integración empresarial, vinculan los múltiples programas y aplicaciones empresariales, con el fin de asegurar la compatibilidad entre ellos. La planificación de recursos empresariales ayuda a eliminar los sistemas de integración empresarial, ya que la planificación de recursos empresariales a menudo cubre las brechas entre los departamentos de una empresa, permitiéndoles a todos a utilizar un mismo programa. Si bien la planificación de recursos empresariales, a menudo abarca todos los departamentos de una empresa que no realiza una gran cantidad de negocios a través de la web, pero las aplicaciones de negocios electrónicos ayudan a las empresas que reducir las distancias entre los clientes y la empresa. Algunas personas pueden pensar que los negocios electrónicos se tratan únicamente del comercio electrónico, pero en realidad es un aspecto totalmente diferente de los negocios. El objetivo de comercio electrónico, es aumentar los beneficios y mejorar la forma de relaciones con los clientes a través del Internet y no tiene nada que ver con las prácticas comerciales internas. Este es el objetivo opuesto de negocios electrónicos, cuyo objetivo es integrar los procesos de negocio internos y externos, de igual forma que un programa de ERP integraría todas las prácticas internas de un negocio. Las aplicaciones de negocios electrónicos, alientan una relación entre la empresa, proveedores y clientes, vinculando las ventas con el inventario, servicio al cliente y otros departamentos internos de la empresa.CAPACIDAD DE PREPARACION DE INFORMES
Dado que el objetivo de un sistema ERP es lograr que todas las funciones de una empresa se integren en un solo programa, entonces uno de los principales beneficios que se podrá ver de inmediato, es la facilidad con la que los informes se generan. Esto es a veces se denomina inteligencia de negocios. La inteligencia de negocios permite a las empresas, el tener una mejor comprensión de los ingresos, la producción y los factores internos, a fin de permitir a la empresa hacer mejores decisiones empresariales. Con un ERP y una buena aplicación de inteligencia de negocios, no hay necesidad que una persona imprima un informe para otra persona, porque cada uno puede imprimir sus propios informes. Un departamento no tiene que esperar un informe de otro departamento a fin de generar e imprimir un nuevo informe. Más allá facilidad de generación de varios reportes en un solo programa, estos pueden ser más detallados, o un nuevo tipo de informe podría ser creado y utilizado, ya que el sistema puede utilizar todos los datos de la empresa en lugar de sólo una parte de esta, como en los sistemas diferentes al ERP.COSTOS BAJOS Y MANTENIMIENTO
Otro beneficio que acompaña a la puesta en marcha de un sistema de planificación de recursos es que los costos bajan mientras que la productividad sube. Como se ha indicado anteriormente, los empleados ya no necesitarán esperar a otros empleados o departamentos, porque cualquier persona puede acceder a toda la información de la empresa. Esto permite a los empleados, el realizar su trabajo más rápido, lo que a su vez les brinda la oportunidad de asumir más tareas. Además, una empresa se dará cuenta que se generará un número menor de llamadas de mantenimiento y reparaciones. Dado que habría un solo programa en lugar de varios programas, entonces las necesidades de mantenimiento de empresa se disminuirán automáticamente. La disminución en necesidades de mantenimiento, se traduce en un ahorro en términos monetarios. Muchas veces, cuando un equipo necesita mantenimiento, el trabajo se debe detener hasta después de completar las tareas de mantenimiento. Esto puede ser costoso, sin embargo, si una empresa tiene un número menor de llamadas de mantenimiento y reparaciones, entonces los costos producidos por atrasos, también disminuyen.INVERSION EN UN ERP
La compra y la ejecución de un ERP puede ser una inversión muy grande, pero qué pasa si no te gusta todo el producto del ERP o si simplemente no puede pagar el producto completo. A veces, a una empresa realmente le gusta el área enfocada a recursos humanos en un ERP, pero podría creer que el aspecto financiero del ERP no será útil para su empresa. En esta situación, el ERP puede ser dividido y sólo la porción del producto que abarca los recursos humanos puede instalada y ejecutada. Lo mismo ocurre si una empresa considera que su necesidad es mejorar la manera en que realizan sus prácticas comerciales, pero tiene poco dinero para invertir. Una porción de un producto ERP que se adapte a su presupuesto y sea compatible con su flujo de trabajo actual puede ser instalado y ejecutado. Al hacerlo, se debe prever en la instalación del programa, situaciones futuras, tales como un aumento en los beneficios o un cambio en el flujo de trabajo. El ERP tendrá que ser diseñado a fin de dar cabida a estos o a cualquier otro cambio que pueda ocurrir en el futuro de la empresa. Cuando se instala un fragmento de un ERP, una empresa también tendrá que utilizar un sistema de integración, para garantizar que todas las facetas del negocio trabajen juntos.LA OBTENCION DE UN ERP
Cuando se obtiene un ERP, una empresa debe buscar la ayuda de una empresa consultora que ofrece el servicio de capacitación en estos productos, así como la un sistema de soporte del flujo de trabajo de fácil uso, o la aplicación de inteligencia de negocios. La selección de la empresa de consultoría adecuada para su empresa es a menudo un aspecto pasado por alto en la selección y aplicación de un ERP. Al seleccionar un servicio de consultoría, una empresa debe examinar si el consulto ofrece un buen flujo de datos en el presente sino también para el uso futuro del ERP. El flujo de datos a menudo se denomina la arquitectura del sistema, y si no se toman todas las previsiones en la etapa de obtención de un ERP, puede que esta inversión sea inútil mas adelante en el camino. Otros aspectos a examinar al obtener un ERP, incluyen los registros de transformación, programación, configuración y trayectoria de la empresa consultora, así como la forma en que ellos aplican la inteligencia de negocios para clientes particulares de una industria determinada. Por supuesto, parte de esta investigación se puede hacer preguntando directamente o viendo modelos de su trabajo, pero también se puede hacer, contactando a otros clientes, preguntando acerca de los problemas que han encontrado, y la forma en que la empresa consultora maneja estos problemas.APOYO PARA UN ERP
Por lo general, después que un ERP esta completamente instalado, la empresa consultora entrará en un acuerdo de apoyo. Una empresa puede pagar desde un 15% hasta un 20% del costo total de un ERP, por servicios de apoyo al usuario. Estos servicios suelen incluir mantenimiento y asistencia en el sitio, si fuera necesario, así como soporte por teléfono. Sin embargo, para aquellas empresas que personalizan su ERP, los empleados pueden encontrar, que el soporte telefónico es muy difícil de utilizar, ya que el personal de apoyo sólo sería entrenado en el producto base, y no en el ERP personalizado. Esto hace que la necesidad de documentación después de la personalización mencionada anteriormente, sea muy importante. Otros apoyos pueden provenir de dentro de la organización, es decir, si se llevo a cabo la gestión participativa durante la fase de diseño del ERP. Aunque la gestión participativa da una verdadera propiedad sobre el sistema ERP, esta también permite a los empleados el comprender verdaderamente cómo funciona el sistema. Esto puede eliminar algunas llamadas de apoyo, y propiciará que los empleados que trabajen como equipo y no como individuos. Por otra parte, los jefes de departamento que fueron parte del diseño del sistema, pueden tomar sus conocimientos de regreso a sus departamentos para capacitar a sus empleados y posiblemente capacitarse entre los diferentes departamentos.FALLO AL PLANEAR, PLANEAR PARA EL FALLO
Muchas empresas compran un excelente ERP, pero no lo hacen para planificar correctamente. Una empresa busca invertir en un ERP, debe estar preparada para hacer una inversión adecuada en la capacitación de sus empleados. La insuficiencia de presupuesto para capacitación, es muy común entre las empresas que poseen un ERP, y esto puede ser muy perjudicial para la empresa. Un presupuesto de capacitación, es una inversión constante, porque los empleados se van de las empresas por muchas razones y quienes toman su lugar, deberán entender que deben hacer. Una empresa debería considerar la posibilidad de implementar una política de mejores prácticas para el uso de su sistema actual, antes de comprar un sistema ERP. Muchas veces, una empresa no implementa sus políticas de la manera correcta y el resultado final de esto, pueden ser problemas legales, sabotaje y espionaje. Tenga en cuenta, que el objetivo detrás de la implementación de un ERP, es que todas las facetas de un negocio se combinen. Esto significa que numerosos empleados pueden ver una gran variedad de información. Esta información, por supuesto, podría ser extremadamente sensibles, y en las manos equivocadas, podría significar muchos problemas para la empresa. Los numerosos temas que una política de mejores prácticas debe cubrir, incluye la protección de la integridad de los datos dentro del ERP, como deben ser utilizados los datos, penalidades por el mal uso de estos y el intercambio de información entre departamentos. La compra e implementación de un sistema ERP, puede resultar muy beneficiosa para una empresa, pero también es sumamente complejo. Cuando una empresa está considerando la compra de un sistema de ERP, el tiempo que se debe dedicar para buscar información hacer de todas las facetas de la instalación, implementación y efectos sobre los trabajadores del ERP, esto con el fin de tomar la decisión correcta en cuanto a si un ERP, es la decisión correcta.